Určitě to znáte. Máte spoustu nápadů, plánů, rozpracovaných projektů, přesto se ale zdá, jako byste se neposouvali kupředu. S největší pravděpodobností totiž, stejně jako já, bojujete s organizací svého času a s produktivitou. Pojďme se spolu podívat, co s tím můžeme udělat.
PLÁNOVÁNÍ
Produktivní lidé dokáží chytře využít svůj čas k dosažení svých cílů. Všichni máme 24 hodin denně a je tedy jasné, že někteří tento čas využívájí lépe, než ostatní. Jak na to?
Najděte si vyhovující pomůcku na plánování – diáře, zápisníky, Google Docs, Trello…
Vymezte si každou neděli čas na plánování následujícího týdne.
Rozdělte si dny do pracovních a nepracovních úseků.
Každý večer věnujte 15 minut detailnějšímu plánování následujícího dne. Zároveň odškrtněte úkoly v daný den splněné.
Stanovte si maximálně 3 úkoly na den, aby bylo jejich splnění realistické.
Věnujte se jedné věci a poté přejděte na druhou. Multitasking nefunguje.
Nezapomeňte na volný čas. Cílem není, aby se váš celý život řídil diářem, ale abyste efektivním plánováním práce naopak získali volného času co nejvíce.
STANOVENÍ PRIORIT
Velkou úlohu při plánování hraje správné určení priorit. Já se ráda se řídím tzv. Paretovo principem. Ten tvrdí, že 80 % důsledků pramení z 20 % příčin. V podnikání to například znamená, že 80% zisků pochází od 20% klíčových zákazníků, nebo z prodeje 20% klíčových produktů.
Co je tedy nejdůležitější částí vaší práce? Je to výroba? Nákup materiálu? Nebo odpovídání na dotazy zákazníků? Vylepšování fotografií? Čemu je potřeba se věnovat nejdříve, a čemu později?
Zaznamenávejte si, které úkony vám přináší nejvíce výsledků. Všechny úkony se pokuste zjednodušit, například pomocí dostupné technologie. Berte ale na vědomí, že ty nejdůležitější části práce jsou většinou i ty nejtěžší a nejčastěji odkládané. Proto se musí dostat na první místo – abychom se posouvali kupředu. Ty méně důležité úkony se snažte průběžně zjednodušovat, zkracovat, nebo úplně omezit.
URČENÍ TERMÍNU
Říká se, že úkol nám trvá přesně tolik času, kolik si na něj vymezíme. Když si vybavím všechny ty školní nebo pracovní úkoly, na které jsem měla týden, a zpracovala jsem je na poslední chvíli během pár hodin, něco na tom bude.
Pokud víte, že jste ten typ člověka, který začne na úkolech pracovat až když to opravdu hoří, vytvořte si sami takový termín, který vás donutí práci splnit co nejdříve.
VYUŽÍTÍ TECHNOLOGIE
Je nutné odpovídat na každý email jinak? Musíme na sociálních médiích sdílet jen to, co se děje teď? Musíme si všechno pamatovat, nebo do nekonečna přepisovat plány v diáři?
Žijeme v úžasné době, plné dostupné a užitečné technologie. Většina toho, co děláme, se dá zjednodušit, nebo automatizovat. Stačí jen hledat. Níže najdete pár mých oblíbených vylepšováků:
Trello – bezplatná webová aplikace pro správu projektů. Je dostupná v češtině, můžete v ní vytvořit libovolný počet projektů a dát k nim přístup i ostatním.
Google Aplikace – Kalendář, Dokumenty, Google Drive – pokud používáte Gmail, vřele doporučuji využít sady aplikací, které se na něj váží. Všechny aplikace jsou uživatelsky jednoduché a přehledné, jsou tedy ideální pro organizaci času, dokumentů a dalšího. Google Dokumenty navíc obsahují užitečné předlohy, například faktur, životopisů, nebo formálních dopisů.
Předpřipravené odpovědi – další vychytávka pro Gmail. Předpřipravené odpovědi vám umožní uložit opakovaně používané zprávy a ušetří vám spoustu času.
Jděte do části Nastavení a klikněte na záložku Laboratoř.
Aktivujte položku Předpřipravené odpovědi.
Po aktivaci se v okně s novou zprávou zobrazí pod šipkou vpravo dole sekce Předpřipravené odpovědi. Konkrétní šablonu pak vytvoříte sepsáním e-mailu a kliknutím na na Uložit → Nová předpřipravená odpověď.
Calendly – potřebujete plánovat schůzky, telefonáty apod.? Umožněte ostatním, aby si rezervaci provedli sami pomocí sdíleného kalendáře. Zvolíte si volná pásma, která si budou moci rezerovovat, a schůzky se automaticky promítnou do vašeho Google kalendáře. Základní verze je k dispozici zdarma.
Plánování příspěvků – ať už jde o profil na sociálních médiích, nebo blog, je vhodné své budoucí příspěvky předem připravit. Když na vás příjde vlna ispirace, napište klidně 3 články dopředu, nebo nafoťte sadu fotografií. Inspirace se bohužel naplánovat nedá, využijte tedy její příchod vždy na maximum. Některé aplikace nebo programy vám pak umožní zveřejnění chytře načasovat.
SEBEREFLEXE
Průběžně se ohlédněte za předchozím obdobím a pracujte na svojí strategii. Co se vám podařilo, a kde máte mezery? Co vás brzdilo, a co vás pohánělo kupředu? Naučtě se sami sobě dávat zpětnou vazbu, a naučte se jí nejen přijímat, ale i přímo vyžadovat od nejbližšího okolí.
Osobně se ráda pro posouzení mých nápadů obracím na partnera. Mému odvětví nerozumí do detailu, a právě proto mi vždy dokáže poskytnout nezaujatý názor. Na koho se obracíte vy?
ZDRAVÁ ŽIVOTOSPRÁVA
Trošku klišé, já vím. Ale naše mysl nemůže být produktivní, pokud naše tělo není v pořádku. Pečujte o sebe, dopřejte si dobré jídlo, pohyb a dostatečný spánek. S přesnými tipy už vám ale poradí jiní blogeři.
TIP NA ZÁVĚR
Pokud si nejste jistí, jestli jdete tím správným směrem, naučtě se u každé aktivity klást otázku: ´Posouvá mě to, co právě dělám, blíž k mému cíli?´.
Dáša ♥